Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej

Organizacja konferencji, sympozjów oraz warsztatów naukowych

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Ośrodek Regionalny w Gdańsku ma przyjemność przedstawić Państwu kompleksową ofertę organizacji konferencji naukowych, sympozjów i warsztatów.

Konferencje naukowe, sympozja, warsztaty to bardzo ważne wydarzenia w życiu każdej uczelni wyższej. Organizacja takiego przedsięwzięcia oprócz ogromnego nakładu pracy merytorycznej, wymaga także wielu działań o charakterze organizacyjno-prawnym
i księgowo-finansowym. Z tego powodu Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej oferuje Państwu kompleksowe usługi w tym zakresie.

Przy organizacji konferencji, seminariów i sympozjów naukowych Fundacja będzie odpowiadała za:

1. Pełną obsługę finansowo-księgową:
użyczenie konta na rachunku Fundacji,
przyjmowanie wpłat i wystawianie faktur uczestnikom,
regulowanie płatności za wskazane faktury,
regulowanie płatności zaliczkowych,
regulowanie zobowiązań wynikających z ewentualnych umów zleceń i umów
o dzieło,
rozliczanie bieżącego salda,
wykorzystanie ewentualnej nadwyżki bez konieczności przeprowadzania przetargu.

2. Obsługę prawno-organizacyjną:
występowanie jako strona w kontaktach ze zleceniobiorcami,
podpisywanie ewentualnych zamówień i umów,
rezerwacja i kompleksowe przygotowanie sal konferencyjnych,
występowanie do potencjalnych sponsorów po środki finansowe na organizację konferencji,
zapewnienie obsługi technicznej – nagłośnienia i sprzętu audiowizualnego,
rezerwacja i organizacja noclegu,
organizacja cateringu,
przygotowanie oraz wysyłka materiałów konferencyjnych (zaproszenia, afisze, banery),
zaprojektowanie i wykonanie strony internetowej oraz jej administrowanie,
organizacja transportu osobowego i towarowego,
organizacja programów artystycznych – koncerty,
imprezy towarzyszące oraz organizacja atrakcji turystycznych – wycieczki
z przewodnikami,
organizacja patronatu honorowego, medialnego.

3. Usługi poligraficzne:
skanowanie projektu i produkcja zaproszeń,
przygotowanie do druku oraz druk materiałów konferencyjnych – publikacji, abstraktów – w formie wydruku i/lub płyty CD (stanowi to osobną pozycję kosztową według specjalnie przygotowanej kalkulacji).

4. Usługi promocyjne:
przygotowanie specjalnej oferty sprzedaży na wybrane gadżety promujące konferencję: teczki, długopisy, notatniki, czapki, itp.
Na pokrycie kosztów obsługi prawno-administracyjnej i finansowo-księgowej Fundacja pobiera prowizję (ustalaną indywidualnie z zamawiającym) od wpływów z tytułu organizowanej konferencji.

Istnieje możliwość dostosowania naszej oferty do indywidualnych potrzeb Organizatora.
W przypadku jakichkolwiek pytań serdecznie zapraszamy do  bezpośredniego kontaktu ze specjalistą ds. forów i konferencji :

 tel. (58) 550-37-00